Kommunikationsplan
Skapad i samarbete med Bywork AB
I varje projekt behövs tydlig och effektiv kommunikation mellan projektdeltagarna, intressenterna, och kunden. I mindre projekt eller där projektledaren har mycket erfarenhet kan man klara sig med en mindre kommunikationsplan, men i de flesta fall så behövs det en kommunikationsplan för att vägleda alla genom projektet. En kommunikationsplan är som en kommunikationsstrategi och skapas innan projektet startar. I planen definieras vilka alla inblandade i projektet är, vad deras roll är, och hur kommunikation ska flöda mellan dessa inblandade. Vissa av projektdeltagarna har högre prioritet medan andra har lägre vilket också påverkar hur man ska kommunicera med varandra. Med hjälp av en kommunikationsplan vet alla inblandade alltid hur de ska gå tillväga för att kontakta någon inom projektet, hur de ska gå tillväga, och på vilket sätt informationen ska förmedlas.
En kommunikationsplan kan användas i alla olika sorters projekt och desto mer erfarenhet man har av att använda en kommunikationsplan desto mer effektiv kommunikation kan man uppnå i projektet. Även om projektet är litet och inte har många projektdeltagare eller intressenter så kan det vara bra att använda en kommunikationsplan för att lära sig mer om hur den kan användas på bästa sätt.
Vad är en Kommunikationsplan?
En kommunikationsplan är ett effektivt verktyg och hjälpmedel för att se till att kommunikationen under ett projekt sker på det mest smidiga och effektiva sättet. I ett projekt märker man snabbt att information behövs ta från en person till en annan. I många fall kan det bli otydligt var information kommer ifrån, vem den ska till, och hur den ska kommuniceras. På vägen kan det även uppstå missförstånd och information kan gå förlorad. När man använder sig utav en kommunikationsplan så ska alla som har något med projektet att göra finnas med i kommunikationsplanen och deras roll ska vara tydligt beskriven så att man vet hur och för vilka orsaker man ska kontakta någon.
En kommunikationsplan består ofta av flera delar. En av de viktigaste delarna innefattar projektets mål och objektiv, så att man vidare kan definiera hur kommunikationen för dessa mål och objektiv ska ske. Syftet med effektiv kommunikation är att kunna använda kommunikation inom projektet för att lära ut något eller att informera om något. Om man vet projektets övergripande mål och objektiv så blir det också lättare att veta hur och med vem man ska kommunicera eftersom att alla har olika intressen i projektet.
Vidare definieras också vilka begränsningar projektet har och därav också kommunikationen kan komma att ha. I många projekt kan man ha begränsningar så som med budget, schemaläggning, och resurser. Det kan också finnas begränsningar på grund av regler, policys, eller teknologi. Om man kan definiera alla begränsningar som finns för projektet så blir det lättare att förstå hur kommunikationen ska ske. Om alla är medvetna om begränsningarna så får man också en bättre idé om hur man ska hantera olika problem eller motstånd. Om man exempelvis har frågor kring budget så vet man att man ska kontakta programchefen som har hand om hur resurserna allokeras.
I kommunikationsplanen finns också en lista på alla som är deltagare i projektet även om deras roll anses stor eller liten. Listan visar alla deltagare i projektet, deras roll och syfte i projektet, deras kontaktinformation, samt vilket sätt som är bäst att kommunicera med dem på. Om man är osäker på vilka alla projektdeltagare är så kan man använda sig utav en intressentmodell.
En intressentmodell används för att definiera projektdeltagare och intressenter tillsammans med de intressen eller mål de har för projektet. En intressentmodell hjälper också till att definiera och förtydliga vilken sorters påverkan olika intressenter faktiskt har på ett projekt. Man kan rita upp en intressentmodell i tabellform eller en grafisk modell. Det blir lättare att rita upp modellen på papper eller med hjälp av något program så att man får en visuell bild av projektets intressenter som också alla i projektet kan ta del av under projektets gång.
När man målar upp en intressentmodell så ska man försöka besvara frågor som:
-Vad ska levereras till vem och varför då?
-Vad ska levereras från vem och varför då?
Efter att man gått igenom dessa två frågor så bör man ha en tydlig bild av vilka alla intressenter är för projektet så att man inte missar någon. Man har också fått en tydlig bild av vad deras intresse är i projektet så att man vet vad som ska levereras till vem. Intressentmodellen är därför ett effektivt hjälpmedel för att identifiera vilka alla intressenter för projektet är eftersom att i många fall kan det bli otydligt vem som har någon påverkan på ett projekt, även om det är en liten påverkan. Man kan riskera att glömma bort viktiga intressenter eller tro att en intressent är mindre eller mer viktig än den egentligen är. På så sätt kan fel information komma att kommuniceras till fel personer.
Hur använder man en kommunikationsplan?
För att skapa en användbar och effektiv kommunikationsplan så börjar man med att beskriva projektets mål och objektiv. Detta ser ut som en kort sammanfattning av projektet och blir en introduktion till kommunikationsplanen. Om man börjar med att förstå projektets syfte så kan man få en idé om hur kommunikationen ska gå till. Är det så att projektets syfte och mål är otydliga så måste dessa först definieras innan man kan börja bygga vidare på resterande planer och strategier. Om man har vaga mål så kan resterande planer som är byggda på dessa mål bli missledande och någonstans under projektets gång blir det därför risk för att något blir fel vilket kan orsaka förseningar.
Nästa steg är att definiera de begränsningar man vet projektet har i form av resurser och tid. Det kan exempelvis vara budgetbegränsningar och man vill förtydliga hur mycket av budgeten man har att utnyttja, eller vilka personer och kompetens man har tillgång till under projektets gång. Start- och slutdatum ska också vara tydligt definierat eftersom att förseningar kan komma att påverka hela projektet och man måste vara snabb med att identifiera faktorer eller varningsflaggor så att det snabbt kan kommuniceras till rätt person. Med hjälp av en kommunikationsplan så ska man kunna reagera på information snabbt nog för att kunna bedöma om det måste ske någon förändring i projektet eller att en intressent måste meddelas för att ge återkoppling eller ett beslut.
Projektets roller
En av de viktigaste delarna i kommunikationsplanen är att definiera de olika rollerna som finns i projektet. Projektdeltagare, intressenter, och kunden ska alla tydligt beskrivas och även vad deras roll är i projektet. Några exempel på roller inom ett projekt kan vara:
Projektsponsor
Är ansvarig för projektets tillgångar och resurser och befinner sig på en verkställande nivå och ska därav bara kommuniceras med om det verkligen behövs.
Programchef
Ser över det mesta av resurserna för projektet och ser till att lönsamheten av projektet uppnås. Programchefen kan också behöva kommunicera mer med projektdeltagarna.
Intressenter
Alla som på något sätt blir påverkade eller har en påverkan på projektet som inte nämns under de andra rollerna. Man kan även definiera nyckelintressenter för att få en bättre bild av vilka de viktigaste intressenterna är om det finns många.
Kontrollstyrelse
Går igenom tekniska specifikationer och godkänner förändringar inom organisationens infrastruktur utifrån projektets behov. Arbetar utifrån tekniska dokument, användaranalyser, och implementationsstrategier.
Kund
Den som förväntar sig ett resultat och under projektets gång också kan komma och ge återkoppling om skisser, prototyper, och designer.
Projektledare
Har ansvar för att projektet ska utföras enligt plan och har hand om att resurserna allokeras på rätt sätt, guidar projektdeltagarna, och rapporterar till intressenterna.
Projektgrupp
Alla som utför någon form av arbete för projektet räknas till projektgruppen. Det är projektgruppen som ser till att arbetet blir färdigt utifrån den plan man har och de bistår även med planering för kommunikationsplanen.
Styrelsekommitté
De personer som är i företagets ledning och har hand om verksamhetens struktur och därav kan behöva informera projektets deltagare om det ska ske förändringar inom verksamheten som kan komma att påverka projektet.
Teknisk ledning
Är oftast en person i projektgruppen som har hand om alla tekniska aspekter för projektet.
I många fall kan det vara svårt att veta vem som ska kontaktas och för vilken orsak. När man har definierat alla roller inom projektet så ska man därför också definiera vilken prioritet varje person har. På så sätt vet man vem som ska kontaktas beroende på vilken information man behöver förmedla. Om man är osäker på vem som ska kontaktas så kan man alltid kolla tillbaka på kommunikationsplanen eller diskutera med projektledaren.
När alla roller har definierats så ska man också lägga till kontaktinformationen till varje person och på vilket sätt man bäst kan kommunicera med personen, exempelvis via telefon eller email. Man ska också ha i åtanke vilken kommunikationsmetod som är bäst lämpad för vilken person och typ av information man vill förmedla. Viktig och brådskande information kanske är bäst lämpad att ta via telefonsamtal eller personligen. När man behöver diskutera något eller få förslag kan det också vara bäst att ta det personligen. Om det är mindre viktigt, som exempelvis bara en uppdatering, så kan det tas via mail. Vidare ska kommunikationsplanen också ha en helt separat del som är till för kommunikationsmetoder.
Kommunikationsmetoder och matris
När man definierar kommunikationsmetoder så är det viktigt att ha i åtanke att alla är olika och använder sig utav olika kommunikationsmedel. Även om en person kan nås via telefon så betyder det inte att någon annan också kan nås via telefon. I många fall bör man också tänka på vilken sorters information det är man vill förmedla och vilken kommunikationsmetod är bäst lämpad för den informationen. En del information kanske inte bäst kommuniceras via email utan det kan vara bättre att träffas personligen för att diskutera. Man skapar därför en kommunikationsmatris.
En kommunikationsmatris innehåller riktlinjer om hur information ska förmedlas beroende på vilken typ av information det är. Man definierar även olika typer av möten som man förväntar sig ska ske under projektets gång och hur man ska gå tillväga under dessa möten. Ett projekt börjar oftast med ett kickoffmöte och fortsätter sedan med möten för de olika grupperna eller rollerna som är inblandade i projektet. Man har sedan möten dagligen, veckovis, eller månadsvis beroende på storleken av projektet. Det ska även skapas rapporter under projektets gång som innehåller information om hur långt man kommit i projektet, vilka problem som uppstått, och vad som kan behövas. Möten kan också ske i samband med när dessa rapporter skapas så att alla i projektet kan få en chans till att beskriva hur långt de har kommit med sitt arbete och om de behöver något mer för att fortsätta. Tillsammans med en kommunikationsmatris så skapar man också ett flödesschema för kommunikation där man definierar kommunikationsflödet utifrån att besvara olika frågor som exempelvis:
– Handlar det om en vanlig diskussion angående projektet?
– Är informationen konfidentiell?
– Godkänner ledningen att informationen delas till andra?
Utifrån dessa frågor eller liknande som är lämpade för just ditt projekt så vet man bättre var man ska vända sig med frågor, information, eller diskussioner som behövs ta med någon inom projektet. Man kan sedan följa ett flödesschema med hjälp av att besvara dessa frågor för att sedan få fram vem det är man ska kontakta.
Med alla dessa komponenter så får man ihop en stark och effektiv kommunikationsplan. Det är viktigt att alla i projektgruppen deltar när kommunikationsplanen skapas eftersom att allas intresse ska vara i åtanke. När man exempelvis ska definiera de kommunikationsmetoder som är mest effektiva så behöver projektdeltagarna diskutera vilka metoder som är lämpliga för olika personer och olika typer av information. Om inte alla deltar när kommunikationsplanen skapas så kan man missa en viktig roll eller kommunikationsmetod som ska användas när en viss typ av information ska förmedlas. Detta kan i sin tur komma att skapa missförstånd eller förseningar.
Varför ska man använda en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan hjälper till att definiera kommunikationsflödet i ett projekt så att det är tydligt var kommunikation ska komma ifrån och var den ska gå. I många fall när projektdeltagarna inte känner varandra sedan tidigare eller när deras erfarenhet är begränsad så kan man se att kommunikationen inte sker på det mest effektiva sättet. Det kan hända att information går förlorad eller att man missuppfattar något som senare kan komma att få negativa konsekvenser. Det kan också vara så att man är osäker på vilken kommunikationsmetod man ska använda sig utav när viktig information ska förmedlas och väljer man en mindre lämpad metod så kan det bli missförstånd eller till och med försening om det inte var den snabbaste metoden som kunde användas.
Alla i projektet ska vara delaktiga när kommunikationsplanen skapas vilket gör att planen blir mer dynamisk. Alla projektdeltagare har olika prioritet och olika sätt de kommunicerar på, vilket definieras tydligt i listan för projektets roller. När alla deltar i planeringen för kommunikationsplanen får man därför en tydlig bild av vad allas syfte och intresse är för projektet. Under projektets gång kan man stöta på problem och då bli osäker på vem det är man ska kommunicera med och på vilket sätt. På så sätt hjälper kommunikationsplanen till att guida projektdeltagare till rätt person och rätt kommunikationsmetod.
Efter att man skapat en kommunikationsplan så ska man tydligt kunna se vilka intressenterna för projektet är, vilka behov varje intressent har i projektet, vilken information de olika intressenterna kan tänkas behövas under projektets gång, och när och på vilket sätt kommunikationen ska förmedlas. Om man har skapat en tydlig kommunikationsplan tillsammans med alla projektdeltagare och intressenter ska man kunna få fram all den här informationen. Om inte alla deltagare i projektet varit med när kommunikationsplanen skapades så kan man direkt märka brister i planen när projektet kommer igång. Det kan vara så att roller saknas i listan för projektdeltagare eller att man inte är säker på vilket syfte en projektdeltagare har i projektet och därav inte väljer att kommunicera med den personen på rätt sätt.
En kommunikationsplan innehåller mer information än bara hur kommunikation ska ske. I en kommunikationsplan definieras projektets mål och syfte, projektdeltagarnas roller och relationer till projektet, kommunikationsmetoder, verktyg, och aktiviteter. Med alla dessa komponenter får man en enhetlig plan som kan vägleda alla projektdeltagare genom projektet. En kommunikationsplan kan man alltid falla tillbaka till under projektets gång för att se hur man ska gå tillväga när ett problem uppstått eller något är oklart. Man får också vägledning om hur informationen ska kommuniceras på bästa sätt.
Om det finns någon form av tvivel eller ovisshet i början av ett projekt eller när projektets mål ska definieras så måste detta först tas itu med innan man påbörjar en kommunikationsplan. Man kan använda sig utav andra effektiva metoder och verktyg för projektledning som SMARTa mål. Eftersom att en kommunikationsplan är baserad på projektets syfte och mål samt projektdeltagarna intresse i projektet så måste detta vara fördefinierat innan planen färdigställs. Om det exempelvis är otydligt om en projektmedlem ska delta eller inte i ett projekt så måste detta först tas hand om så att listan för projektroller kan färdigställas. Om en lista skulle sakna personer eller innehålla personer som inte är deltagare i projektet så kommer problem uppstå längre fram under projektets gång genom att man exempelvis försöker kontakta någon som inte längre har något med projektet att göra.
Därför är det viktigt att alla projektdeltagare är med från start och går igenom kommunikationsplanen tillsammans. Om alla deltar från start så är risken för att missförstånd uppstår minimal. Kommunikationsplanen hjälper till att guida alla inom projektet, inklusive intressenter och kunden, på det smidigaste och mest effektiva sätt möjligt från start till slut och efter att projektet avslutats så kan man alltid se tillbaka på hur kommunikationsplanen såg ut och hur man använde sig utav den för att för framtida projekt ha bättre erfarenhet för effektiv kommunikation.