How to compile the information in a project
Skapad i samarbete med Bywork AB
En detaljerad planering är avgörande när det kommer till skapandet av en användbar och högkvalitativ projektinformation, som tillgodoser de behov som finns såväl internt som externt hos arbetarna och kunderna. Det är vanligtvis projektgruppen som diskuterar det innehåll och den struktur som finns för den övergripande projektinformationsplanen. Detta görs genom att analysera bland annat projektets syfte, målgrupp, design, media, tekniska aspekter och den potential som finns i projektet.
Den övergripande projektinformationsplanen innehåller även ett första utkast över de specifikationer som finns gällande de olika förväntade resultaten av varje individuell del av projektinformationen.
Det dokumentet som definierar de åtgärder och ansvar som finns vid hanteringen av projektinformationen kallas för projektinformationshanteringsplan. Skapandet av denna plan är en viktig del när det kommer till att bestämma hur lång tid och hur mycket ansträngning som förväntas behövas vid insamlandet och distribueringen av projektinformationen.
Att hantera projektinformation kan ofta vara en avgörande komponent när det kommer till att förvalta ett projekt. Förmågan att tillhandahålla information som är såväl korrekt som aktuell förprojektets målgrupper samt personal, ledning, beställare och externa finansiella källor är ofta väldigt grundläggande. Hur noggrant detta görs påverkar både projektets trovärdighet och allmänhetens uppfattning om detta.
Det bör skapas en projektinformationshanteringsstrategi som anger hur informationen kring projektet skapas, samlas in, underhålls, rapporteras och lagras. Det är ofta projektledningen som utformar detta, och följande frågor bör besvaras:
– Sker insamling, bearbetning och lagring av information?
– Blir informationen rapporterad och distribuerad på ett passande sätt?
Inom alla projekt finns det något system för att hantera informationen på. Det kan vara både informella och odokumenterat, eller formellt och dokumenterat. Hanteringen av projektinformationen bör tillämpas inom projektet och baseras på de informationsbehov som finns inom projektet. Informationen bör omfatta både tekniska aspekter och mänskliga sådana.
Informationshanteringsplan
För att en projektledare ska vara framgångsrik behövs det ofta en formell och dokumenterad utformning, där informationshanteringsplanen upprättas. Dessa planer består av nio olika delar:
1. Informationskrav: Vilken information måste finnas tillgänglig, och för vem eller vilka?
2. Informationsinsamling: Hur kommer informationen att samlas in?
3. Informationsanalys: Hur ska informationen redigeras, testas och analyseras?
4. Informationsredogörelse: Hur kommer informationen att nå olika personer?
5. Historisk information: Hur kommer man förhålla sig till, och använda sig av, historisk information?
6. Tillgång till information: Hur kommer informationen att hållas skyddad från obehörig åtkomst?
7. Personalstyrkan: Vilka roller, ansvarsområden, kvalifikationer och utbildning har de olika anställda, och vad behövs för att kunna genomföra informationsplanen på bästa möjliga sätt?
8. Teknik: Vilken teknik behövs för att nå projektets syfte och mål?
9. Interna kontroller: Vilka interna kontroller är nödvändiga för att säkerställa att planen fungerar på ett önskvärt sätt?
Att skapa en informationshanteringsplan är ingenting som sker vid ett tillfälle, utan är en dynamisk process som pågår över tid. Planen behöver ofta revideras allteftersom omständigheterna förändras och miljön skapas olika förutsättningar för att hantera olika dilemman som uppstår. Detta kan gälla både informationen som sådan, men även de tekniska hjälpmedel som finns att tillgå och som innefattas i systemet.
På grund av att projektinformationen skapas genom en dynamisk process kan det ofta vara bra att hålla intressenterna och beställarna inkluderade och informerade genom projektets gång, då de kan komma att påverkas av detta på olika sätt. På så sätt kan även projektinformationen uppdateras, korrigeras och förbättras.
Att definiera informationskraven
För att kunna skapa en informationshanteringsplan behöver man först komma överens om vilka informationsbehov som finns för projektet. Vilka informationsbehov som finns bestäms genom vilka typer av information som man behöver ha tillgång till. Genom att förstå dessa behov för både interna och externa aktörer blir det lättare att skapa en informationshanteringsplan som baseras på detta.
De krav som kan finnas på att samla in information kan bland annat utgå ifrån:
– Juridiska och lagstadgade krav: Detta är ofta det övergripande ramverket som utgås ifrån, och som är överordnat projektet. Vilka lagar som gäller för projektet beror på dess lokalisering.
– Interna och regionala krav: Detta är de krav som ställs internt från huvudkontoret och regionalt genom den förvaltningen som projektet samverkar med.
– Beställarnas och samarbetspartnernas krav: Även beställarna, intressenter och samarbetspartners av olika slag kan ha önskemål om att viss information ska tillhandahållas.
– Intern verksamhet: Detta gäller främst de som arbetar med projektet och den organisation eller företag som driver projektet.
Samtliga av dessa områden bör granskas i detalj för att kunna identifiera och specificera vilka informationskrav som finns för projektet. Dessa behov kan vara både långsiktiga och kortsiktiga; kontinuerliga och tillfälliga.
De krav som finns samlas in från allt från myndigheter, olika organisationer, samarbetspartners ochprojektgruppen. Varje grupp har sina egna krav på vilken information de behöver ha tillgång till. Internt kan detta utgå från varje ansvarsområde. Den personen som är mest insatt inom varje område har också ofta bäst koll på vilken information som behövs för att kunna genomföra arbetsuppgifterna på ett effektivt och korrekt sätt.
Det platsbaserade beslutsfattandet innebär generellt att mer information behöver finnas tillgänglig för ett större antal personer; både för personal och för andra som är involverade i projektet. Genom att tillgängliggöra nödvändig information ökar också chanserna för att planeringen blir framgångsrik.
Den information som samlas in bör sedan analyseras och jämföras med projektets insatser. Det kan vara bra att kolla om det förekommer så kallat dubbelarbete inom projektet, till exempel att flera parallella arbetare samlat in samma information. Det är inte alltid konstruktivt om så är fallet, även fast det så klart i vissa fall kan validera att den information som samlats in är korrekt.
När informationen har samlats in blir det lättare att se vilket informationsbehov som finns inom de olika grupperna, både internt och externt. I dokumentet bör det framgå vilka personer som behöver vilken information, när denna behövs och vilka användningsområden det berör. På så sätt går det att rangordna de olika prioriteringarna och avgöra dess relevans beträffande informationskrav som kan finnas.
Informationsinsamlingsprocessen
Efter att informationskraven har identifierats kan projektet bestämma vilka källor som ska användas för att samla in olika typer av information. För varje typ av information finns det någon källa som lämpar sig bättre än andra källor. Källorna kan vara både interna och externa. Oavsett vilka källor som används ska det kunna beskrivas hur informationen ska samlas in och lagras. Källorna behöver bedömas utifrån premisser som dess effektivitet, noggrannhet och källans koppling till informationen.
Generellt är den mest effektiva och exakta typen av information den som kan fås direkt. Varifrån denna information kommer kan skilja sig åt från projekt till projekt, och det är därför upp till varje projekt att bestämma vilken källa som lämpar sig bäst. Det kan till exempel handla om att informationen kan tillhandahållas av cheferna för projektet, men även av ansvariga för ett annat liknande projekt.
I ett projekts informationshanteringsplan ska det finnas information om bland annat:
– Hur informationen kommer att samlas in;
– Vem som är ansvarig för insamlingen av informationen;
– När informationen kommer samlas in;
– I vilket format informationen kommer samlas in.
Dessa punkter hör ofta samman på olika sätt: Vilken metod som lämpar sig bäst för insamlandet av information är avhängigt av i vilket format detta kommer ske, när det kommer göras och hur det kommer att användas. Generellt brukar insamlingsansvaret fördelas mellan kollegorna, vilket gör det tydligt vem som ska göra vad och minskar sannolikheten för att dubbelarbete uppstår. På så sätt kan även bli lättare att sätta upp datum för när information ska samlas in och vara insamlat.
Under insamlingens gång kan det behöva användas flera olika dokument för att få tag i all information som behövs. Informationen kan också visas på olika sätt, till exempel genom tidslinjer, diagram, checklistor och informationsflödesdiagram. Vissa av dessa kan behöva uppdateras efterhand, såsom tidslinjer.
Problem med tidsplanering
Om man använder sig av en tidslinje som visar information i kronologisk ordning kan den till exempel innehålla fakta gällande olika tider, deadlines och händelser som överlappar varandra. När planeringen görs kan detta vara ett sätt att upptäcka eventuella problem som kan komma att uppstå, vilket också gör att dessa kan behandlas i tid. Informationen som tillhandahålls kan komma från både externa källor och kan ha en intern utformning i form av förfallodatum och liknande.
I vissa fall kan projektet inte styra över, eller påverka, de övergripande tidpunkterna som finns för de olika informationsinsamlingsaktiviteterna. Det kan till exempel handla om att informationen ska göras tillgänglig för externa organisationer vid specifika datum eller liknande. Ibland är det den egna ledningen som är ansvarig för detta, genom att till exempel publicera rapporter, och i andra fall är det projektgruppen som ska tillhandahålla denna informationen. Ett projekt bör ha datum för när detta ska göras, även om datumen kan förstås som uppskattningar snarare än något definitivt, så kan de vara viktiga för att få en uppfattning om de deadlines och tidsramar som finns att förhålla sig till och som kan behöva förändras efterhand.
Det kan till exempel handla om att någon information ska tillhandahållas till en beställare ett visst datum, och sedan upptäcks det att man behöver redogöra för mer, eller annan, information än vad som beräknats. Då kan datumet för att tillhandahålla denna information behöva ändras för att man ska kunna uppfylla de krav som finns och kunna analysera effekten av detta.
Resurshjälpmedel
Att använda sig av projektplaneringsverktyg kan förbättra informationshanteringsprocessen. Detta kan göras i form av diagram som används för att utvärdera projektet eller scheman som visar hur resurserna har använts, även kallat PERT-diagram. Även Gant-scheman kan vara behjälpliga när det kommer till att visa processflöden på ett grafiskt sätt, vilken relation olika uppgifter har till varandra och dylikt. Personerna som utformar dessa informationshanteringssystem har ofta användning av denna typ av verktyg.
Ett PERT-diagram, till exempel, kan användas för att visa vilka förhållanden som finns mellan de olika delarna som projektet utgörs av. Formatet kan liknas vid ett flödesschema, där varje ruta i diagrammet representerar en specifik uppgift, och där anslutningslinjer och pilar visar förhållandet mellan dessa uppgifter. Diagrammet kan vara bra att använda sig av för att kunna se arbetsflödet och de ömsesidiga beroenden som finns mellan uppgifterna.
Samtliga av ovan nämnda diagram och kartor visar tydligt vilken, eller vilka, uppgifter som behöver bli klara innan nästa kan påbörjas. Diagrammen kan vara bra verktyg för arbetarna för att kunna få en överblick på vilka uppgifter som finns, vilka som pågår, vilka som har blivit färdiga och vilka som ska göras.
Checklistor
Ett annat användbart verktyg man kan använda sig av vid informationsplanering är checklistor. I vissa fall är den information som samlas in väldigt detaljerad gällande vad som krävs för att utföra en viss uppgift. Om så är fallet kan checklistor vara bra att använda sig av, då det i dessa går att specificera varje steg i processen, vilka personer som ska göra vad och när detta ska göras.
Några fördelar med en checklista är följande:
– Underlättar för att se vilken status ett projekt har och hur långt gångna olika arbetsuppgifter är;
– Innehåller information om uppgifterna som ska göras samt vilka tidsförväntningar som finns på dessa;
– Ger en överskådlig uppfattning om vad som ska göras och en viss garanti för att vissa steg inte utelämnats;
– Skapar en ram för de uppgifter som ska utföras, och ser till så att det sker på ett logiskt och effektivt sätt;
– Är behjälpligt vid tidsplaneringen;
– Kan återkoppla och ge en indikation på olika problematiska aspekter som kan finnas inom projektet.
Informationsflödesdiagram
När det har identifierats vem som behöver vilken information och informationen har samlats in kan man använda sig av ett så kallat informationsflödesdiagram som en del av informationsplaneringsprocessen. Syftet med diagrammet är att se hur informationen har överförts mellan kollegorna och mellan den egna projektgruppen och olika externa aktörer eller organisationer.
Det kan i vissa fall behövas flera diagram av denna typen för att till fullo kunna dokumentera informationen på ett övergripande plan. Ett informationsflödesdiagram kan bland annat innehålla information om saker som:
– Viktiga intressenter;
– Viktiga områden;
– Hur informationen har spridits internt;
– Hur informationen har spridits externt.
Informationen som dokumenteras utgörs inte enbart av en hierarkisk hanteringsstruktur, utan går även uppifrån och ner. Informationsflödesdiagram kan användas inom projekt för att visa hur informationen rör sig inom projektet och hur detta kan justeras för att nå en ökad noggrannhet och större effektivitet gällande informationsrapporteringen. Diagrammen kan ge en indikation och förståelse för vilka kanaler som passar bäst för att sprida informationen.
Informationsanalys
Det finns flera olika tillvägagångssätt att använda sig av för att säkerställa att informationen som samlats in är fullständig och korrekt. Det finns två sätt som är vanliga att använda sig av:
– Att använda sig av procedurer som syftar till redigering, testning och analys av den dagliga verksamheten;
– Att använda sig av procedurer som syftar till redigering, testning och analys av specifik information som samlats in.
Generellt kan det sägas att den insamlade datan som projektet producerar blir bättre om den verifieras inom den dagliga verksamheten. Detta beror på att det då ofta finns en naturlig kontinuitet i det som görs, vilket gör att projektinformationen regelbundet öppnas och används av olika personer inom projektet. En annan anledning till att det är bra att använda sig av detta tillvägagångssätt är för att det blir lättare att upptäcka misstag som har gjorts, och därmed kunna fixa till dem direkt istället för att göra det reflexivt efterhand.
Genom att granska informationen regelbundet blir det också lättare att få en uppfattning om de olika delarna som projektet utgörs av, att analysera relationen mellan dessa och att ta hänsyn till de organisatoriska principer som finns.
Analys innebär att hitta kärnan i olika företeelser och förstå de mekanismer som bygger upp de olika processerna. Genom att förstå detta kan man också hitta lösningar och komma på vilka sätt som är bäst att utföra olika uppgifter på. I vissa fall kan analys även syfta till att upptäcka de problem som kan finnas i ett projekt. Om det sker avvikelser från den ursprungliga planen kan ledningen behöva skapa andra handlingssätt för att kompensera för eventuella förseningar och brister som kan uppstå i projektet.
När man kollar på hur informationen presenteras kan analysen bidra till en förståelse av den fakta som projektet behöver för att kunna använda sig av informationen. Informationen kan presenteras både genom diagram, kartor men också genom att skapa tabeller där man identifierar olika trender och tendenser som finns.
Några frågor som kan ställas är följande:
– Vilka trender finns? Finns det några likheter mellan trender från olika typ av data som samlats in?
– Hur nära eller långt ifrån är vi från det ursprungliga målet?
– Behöver de ursprungliga antagandena som gjorts omprövas?
– Vad säger informationen oss?
– Visar de samlade uppgifterna det vi förväntade oss att se?
– Behövs det en mer detaljerad analys?
– Behöv det ytterligare information för att kunna lösa ett problem?
Informationsredogörelse
Att redogöra för information är en av de mest synliga delarna av ett projekt, både utåt och inåt. Det är detta som ger såväl projektpersonal, externa organisationer och beställare en uppfattning om vad projektet innebär och fattar utifrån detta beslut rörande projektet. Av den anledningen bör ett projekt alltid sträva efter att rapportera så aktuell, omfattande och begriplig information som möjligt och i ett format som är lätt att förstå och användarvänligt.
Det dagliga arbetet som görs inom ett projekt baseras på att det finns ett regelbundet flöde av tillförlitlig information. Personen som är ekonomiansvarig exempelvis blir ansvarig för att hålla koll på de ekonomiska delarna av projektet och att försäkra sig om att budgeten inte överskrids. Samma princip gäller för de andra områdena inom ett projekt.
Inom projekten läser personalen de projektrapporter och dokument som finns, vilka är nödvändiga för att de ska kunna utföra sitt arbete. Informationen som finns att tillgå innehåller ofta samtliga delar, såväl konstruktiva som kritiska.
Vilket format informationen redogörs i kan i vissa fall bestämmas av externa aktörer. Om så är fallet måste projektgruppen anpassa sig efter det för att nå upp till de förväntningar som finns på dem. Detta kan ibland innebära att projektgruppen behöver få speciella personalutbildningar, att tekniska medel behöver ändras eller att det behöver ske förändringar i programmeringen.
Om det däremot inte finns några externa bestämmelser kring hur redogörelsen ska ske är det upp till projektgruppen att besluta om. Då kan de till exempel besluta om vilken publik de vill göra informationen tillgänglig för, hur detta ska ske och i vilket format.
Historisk information och registrering
En informationsdel som är integrerad i arbetet men ibland lätt kan komma i skymundan är upprättandet av historiska register. Denna information är generellt uppdelad i två olika delar:
– Dokument som behövs inom projektet för att uppfylla beställarens eller styrelsens krav;
– Dokument som inte är nödvändiga juridiskt, men som kan vara användbara för olika organisationer som jobbar med utveckling.
Vilka register som är av betydelse, och hur länge denna betydelse är giltig, måste varje projekt besluta om själva. I vissa fall kan ett projekt göra flera kopior av olika dokument för att göra tillgången till dessa enkel, samtidigt som distributionen blir bred. Generellt bör originaldokumenten behållas under den föreskrivna perioden, medan kopiorna av dessa kan förstöras enligt de rutiner som finns.
När projektets innehåll och placering har specificerats i de register som finns på, av juridiska skäl, är det ofta lättare att veta vilka andra register som behöver användas för att nå de bestämmelser som anses vara önskvärda.
Att innefatta historisk registerhantering i informationshanteringsplanen möjliggör framför allt tre olika saker:
– Att veta vilka register som finns och vilken information som finns att finna i dessa.
– Att samla information till olika lagstadgade register. Informationen som samlas in kan sparas permanent eller tillfälligt, beroende på vilket register det rör sig om.
– Att ha koll på hur länge olika typer av dokument och information behöver bevaras innan man har laglig rätt att göra sig av med den.
Att besluta om vem som ska ha tillgång till projektinformationen
En viktig del av informationshanteringen är att besluta om vilka som ska ha tillgång till projektinformationen. När beslut om detta tas kan man ha vissa saker i åtanke:
– Vilka behöver ha tillgång till informationen?
– Hur kan man försäkra sig om att alla i projektgruppen får tillgång till den informationen de behöver?
– Vilka skyddsåtgärder kan användas för att begränsa informationsåtkomsten för personer som saknar behörighet till denna?
– Hur bör det hanteras om en anställd ändrar position i projektgruppen eller säger upp sin tjänst?
– Hur kan projektet garantera att konfidentiell information är skyddad?
– Vad bör fastställas för att säkerställa att de överenskommelser som gjorts gentemot myndigheter och liknande stämmer överens med de lagkrav som finns?
Projektet måste bestämma vilken typ av information som ska ha begränsad åtkomst, av vilka samt varför. Tillgången kan till exempel begränsas på grund av lagkrav som finns, eller på grund av interna regler. Internt kan det till exempel handla om att viss information bara ska finnas tillgänglig för exempelvis ledningspersonalen fram tills att en annan personalstyrka har granskat informationen. Detta sker ofta för att se till så att informationen är korrekt innan den offentliggörs.
När man beslutat om vilken information som personalen ska ha begränsad åtkomst till, kan man också besluta om hur denna information ska hanteras. Det kan till exempel handla om hur och var den ska förvaras. Information som är sekretessbelagd kan till exempel förvaras i låsta skåp dit de anställda har begränsad åtkomst. Det kan också förvaras i en dator som är lösenordsskyddad eller krypterad.
Oavsett vilka metoder som används för att begränsa åtkomsten från obehöriga personer, ska man samtidigt vara noga med att ge behörig personal de verktyg som krävs för att komma åt materialet. Det kan till exempel handla om att de ska ha nyckel in till det låsta rummet, eller kunna lösenordet till datorn.
Om en anställd byter position från en till en annan, eller helt avslutar sin tjänst inom projektet, kan det vara nödvändigt att göra vissa säkerhetsändringar, såsom att ändra lösenordet på datorn eller att en kod in till ett rum byts ut.
Det kommer ibland förfrågningar från allmänheten som rör olika typer av projektinformation, och det är därför vanligt att projekt kan ha olika register som skyddar dem från att information sprids på olika sätt. Personalen inom projektet ska alltid utbildas om detta så att de vet hur de hanterar frågor om information av olika slag, oavsett om den är konfidentiell eller inte.
Personal som är ansvarig för hanteringen av informationen
När det kommer till hantering av information är det nödvändigt att ha någon, eller några, anställda som har ansvar över detta. Det kan till exempel handla om att:
– Tilldela uppgifter och ansvar till anställda eller folk som arbetar på specifika positioner för att skapa, underhålla, redogöra och lagra olika typer av information.
– Fastställa olika metoder för att säkerställa att personalen är kvalificerad och har en lämplig kunskap, utbildning eller erfarenhet av de ansvarsområden de blivit tilldelade.