Vad är intern kontroll?
Skapad i samarbete med SKR – Sveriges Kommuner och Regioner
Syfte, innehåll och värde
Intern kontroll bidrar till > att verksamheten når sina mål – med effektivitet, säkerhet och stabilitet, > att informationen och rapporteringen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig och rättvisande, > att verksamheten efterlever lagar, regler, avtal mm. Det finns inte en enda definition av vad intern kontroll är och innehåller. Bäst är kanske att beskriva syfte, innehåll och värde. En bra intern kontroll förebygger, upptäcker och åtgärdar fel och brister som hindrar att organisationen kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt. Intern kontroll bygger också in medvetenhet om behovet av att värna och vårda en stabil, öppen och rättssäker verksamhet. Med intern kontroll avses de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument. Den interna kontrollen ingår i styrningen och är del av ledningssystemet. Intern kontroll är alltså ett förlopp eller flöde av strukturer och aktiviteter som tillsammans ska leda till det avsedda syftet. Den består av flera delar – främst en robust organisation, riskanalyser som riktar arbetet, planerade åtgärder och kontroller samt uppföljning.
Den interna kontrollen bidrar också till att skydda organisationen och dess medarbetare från risker, förluster, bedrägerier, misstankar och andra skador. Ett fullständigt skydd mot inre och yttre risker är dock inte möjligt att upprätthålla, det går inte att fullt ut gardera mot manipulation, dåligt omdöme eller brottsliga angrepp. Men en bra intern kontroll kan ge förutsättning för en rimlig säkerhet. Det handlar sammantaget om att bygga och stödja trygghet och tillit, ordning och reda, förtroende och utveckling. I skriften ”På den säkra sidan” som handlar om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och regioner sammanfattas innebörden av intern kontroll så här: ”Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt.” Så enkelt är det kanske.
FRÅGA: Måste man ha en intern kontroll?
Människor, system och processer är inte perfekta, de är föremål för inre och yttre tryck och kan fallera. Oförutsedda faktorer inträffar, misstag och fel begås, planerade och medvetna angrepp förekommer. Vi behöver därför ha koll på att vi gör rätt saker och att det inte blir fel. En bra intern kontroll ger förutsättningar att arbeta med tillit till medarbetares kompetens och förmåga att utföra sina uppdrag. Kommunallagen ställer krav på att varje nämnd och styrelse ska ha en tillräcklig intern kontroll i sin verksamhet. Den interna kontrollen är tillräcklig när den förebygger, upptäcker och åtgärdar. Så här uttrycktes motiven för att markera ansvaret för den interna kontrollen i kommunallagen: ”Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att det begås allvarliga fel. En god intern kontroll skall således bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att den bedrivs effektivt och säkert med medborgarnas bästa för ögonen”. Behov av och krav på intern kontroll finns i såväl kommunal som privat verksamhet. Den kommunala verksamheten är omfattande och komplex, den riktar sig till medborgarna som finansierar den med sina skattemedel och som förväntar sig en effektiv och rättssäker verksamhet.
Vad är det inte…
Intern kontroll kan inte förminskas till ett allmänt tal om ”sunt förnuft” eller att endast ”ha ordning och reda”. Den interna kontrollen ska vara synlig – ett bestämt och systematiskt arbete utifrån organisationens behov; ett arbete som är integrerat i styrningen, i det löpande arbetet, i processer och system. Intern kontroll är inte inspektion eller tillsyn som någon annan utför, t ex en statlig myndighet. Det är inte heller revision – som i kommunal verksamhet utförs av förtroendevalda revisorer biträdda av yrkesrevisorer. Intern kontroll är inte styrning, kvalitetssäkring och förbättringsarbete i största allmänhet utan inriktad på att skapa och vidmakthålla en robust organisation för verksamheten med aktiva och säkra processer och rutiner. En del i styrningen och ledningssystemet Intern kontroll är en del i styrningen – den ligger inte utanpå eller vid sidan av, den ingår i verksamhets- och ekonomistyrningen, eller ledningssystemet som det ofta benämns.
Styrning är en större fråga än du kan läsa här, den omfattar fler komponenter av externa och interna aktioner. I styrning ingår generellt målsättning, planering, samordning, uppföljning och kontroll. Varje kommun och region har sitt synsätt på styrning, sina begrepp och sitt styrsystem, ofta finns idag också ett systemstöd. Oavsett hur styrningen är arrangerad och organiserad är det en framgångsfaktor att integrera den interna kontrollen, inte bygga lager på lager med parallella system.
Där den interna kontrollen är integrerad i styrningen blir processerna för planering och kontroll sammanlänkade så att verksamhetsplaneringen kompletteras med riskanalys som undersöker och förebygger att inte nå planerade resultat. Risker hanteras med åtgärder inom verksamhetsplaneringen eller med kontrollåtgärder enligt den interna kontrollplanen.
FRÅGA: Varför heter det intern kontroll?
Begreppet intern kontroll är etablerat i hela samhället, nationellt och internationellt. Det uttrycker just precis vad det handlar om – den egna interna inifrån-kontrollen, till skillnad från extern kontroll som kan utövas av tillsynsmyndigheter och revision. Begreppet har dock sitt ursprung inom revision av räkenskaper, men över tid har det utvecklats till att avse en organisations interna styrning och kontroll i ett bredare perspektiv än räkenskaper. Vissa använder begreppet ”intern styrning och kontroll”, som kanske ger en bredare och tydligare bild.
När och hur är den interna kontrollen ändamålsenlig?
En intern kontroll som förebygger, upptäcker och åtgärdar fyller sin funktion och är ändamålsenlig. Det innebär att det finns bestämda processer och rutiner och dessa följs och följs upp. Det innebär också att finns en rimlig avvägning av kostnaderna för riskanalys, kontroller och uppföljning i förhållande till verksamhetens mål, karaktär och kostnader. En intern kontroll som är integrerad i den löpande styrningen och verksamheten är mer ändamålsenlig än den som utförs vid sidan av. I en kommun uttryckte man sig så här: ”Vi jobbar med den interna kontrollen för vår egen säkerhets skull, inte för att någon annan ska vara nöjd. Vi gör en jämförelse med insatser för trafiksäkerhet och tänker att vi har säkerhetsbälten på oss för vår egen skull, inte för risken att bli upptäckta av polisen.” Om insatserna inom den interna kontrollen uppfattas som ett åläggande, utan insikt om samband och syfte, finns risk att insatserna genomförs som en plikt och att den interna kontrollen inte får någon effekt. Likaså om ledningens budskap och agerande om den interna kontrollen inte går i takt. Detta säger något om vikten av det löpande samtalet om den interna kontrollens syfte.
Hur vet man då om den interna kontrollen är nyttig?
Ett sätt är att sätta upp ett antal frågeställningar eller kriterier och återkommande utvärdera sin interna kontroll gentemot dessa – som en egenutvärdering. Frågeställningarna kan avse
> om organisation och ansvar för den interna kontrollen är tydliga och kända,
> om det finns riktlinjer och rutiner som är aktuella och tillämpas,
> om åtgärder vidtas med anledning av riskanalys och kontroller,
> om de anställda har kunskap om och förståelse för den intern kontrollen,
> om de förtroendevalda är delaktiga i arbetet och
> om det sker en analys och återkoppling till ansvariga nämnder.
Revisorerna i kommunen eller regionen har också uppdraget att granska och pröva om den interna kontrollen är tillräcklig. Deras granskningar ger därför viktig information för utvecklingen.